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          德瑞會計師事務所
          內部審計報告 | 這10件事,最好別做?。▽崉崭韶洝な詹兀?/span>

          來自:    發布時間:2019-12-02    瀏覽 :

           
          我永遠不會忘記我七年級的英語老師告訴我們的一句話,“你說什么不重要,重要的是怎么說”。顯然,她是夸張的,但具有一定的道理:不同的表達方式會有不同的影響。一份寫得好的審計報告應該是一份行動呼吁,但是一份寫得不好的報告可能導致不當的行動或根本沒有任何行動。在某些情況下,糟糕的審計報告可能會破壞工作關系,或者損害審計的聲譽。點滴小事,往往意味深遠。有時候我們措辭的細微變化可以使我們的建議產生完全不同的影響。
           
          最近,我開始使用自己的列表,然后詢問了幾組審計人員,在審計報告中不應使用哪些詞或短語。我甚至問我的朋友,Sally Cutler,他是一名內部審計報告撰寫顧問??偠灾?,我有一些感觸。他們的一些建議絕對值得介紹,下面是我匯總的在審計報告中不應該說的最新的“十大”事項列表。
           
          1.不要說,“管理者應該考慮......”
           
          審計報告應為具體行動提供切實可行的建議。當我們的建議只是考慮一些事情時,即使是最緊急的行動呼吁也會變得模糊。沒有審計師想得到管理層這樣的回應:“好的,我們會考慮一下。”
           
          2.不要用模棱兩可的話
           
          “似乎是”或者“我們的印象是”或者“似乎有”,這樣的短語對我們表達來說是很誘人的。當我們在有太多的不確定性時,避免具體的表達可能會使我們自己更安全,尤其是當你感覺到一種危險,你卻不能提供良好的事實支撐的時候。報告閱讀者需要知道他們可以依靠我們的事實,過度使用模棱兩可的話可能使建議不具有切實可行的價值。
           
          3.謹慎使用強調性詞語
           
          因為他們可以進行強調,諸如“清晰”,“特殊”,“好”或“非常”這樣的詞似乎與模棱兩可的話相反。實際上,這些強調性用語是非特異性的,它們可以是另一種類型的“模棱兩可”。強調性用語會產生諸如“與什么相比?” 和“什么是明確地標準?”等問題。如果您無限制地使用強調性用語,則同一報告的兩位讀者可能會留下非常不同的印象:諸如數字23%或30億美元的可以闡明一件事,但“非常大”的意思是什么?
           
          4.問題不應該是普遍的
           
          這是很好的具體化,但當出現諸如“一切”,“沒有”,“永不”,“永遠”這些詞,是比較危險的。“你永遠”和“你永遠不會”可以分散讀者的視線,去尋找規則的例外,而不是檢查真正的問題。你可以說,測試了10個交易,沒有一個被批準,卻不能說交易永遠不被批準。
           
          5.避免指責性用語
           
          內部審計報告的目的是帶來積極的變化,不應帶有指責性。當我們的報告實現中立而不是對抗時,我們報告才更有可能得到認可。審計報告的目的是找出根本原因,而不是提出有過錯的人的名字。報告可以為確定負責采取行動的一方提出建議,而不應該指出“這是弗雷德的錯誤”。
           
          6.不要說,“是管理的失敗”
           
          諸如“管理層無法實施充分管制”等言論,總是會使我們正在尋求糾正措施的人感到煩惱。簡單地說明情況,而不是通過諸如“失敗”這樣的指責型詞語,更有可能幫助內部審計得到所需的糾正措施,并有助于保持我們與管理層的關系,以便我們下次對其領域進行審計。
           
          7.“被審計單位”一詞比較守舊
           
          幾年前,實施審計的人員通常提及“被審計單位”一詞。今天,很多專家認為這個短語有負面的含義,“被審計單位”是指接受審計師檢查內部事項的組織和單位。內部審計已經成為一個合作過程,“審計客戶”和“審計顧客”等術語表明,我們正在與管理層合作,而不是在其上工作。
           
          8.避免你不必要的技術術語
           
          每個行業都需要一定的技術術語,但是我們避免越多的審計術語,我們可以確信信息越清楚。如果您在一頁審計報告的上使用多個短語,例如“交易控制”,“分層抽樣方法”,當您的一些讀者在沒有閱讀到報告結尾就離開時,請不要感到驚訝。
           
          9.避免信用性用語
           
          在審計報告中使用諸如“內部審計發現”或“我們發現”這樣的短語是很有誘惑力的。“管理層往往會因為你的功勞而感到憤怒,因為他們發現了一些并不那么隱蔽的東西。”就像你把他們扔在公共汽車底下一樣,然后又對他們進行了支持。
           
          10.如果報告讀起來很壓抑,你可能要重寫
           
          努力讓讀者記住你的建議并采取行動,不應憑借對華而不實或者夸大的語言讓人對報告印象深刻。避免術語只是一個開始。(本文由理查德·錢伯斯先生于2017年發表)
           
           
           
          作者:理查德·錢伯斯 ;來源:文首席審計官 ;文章版權歸作者所有, 部分圖文源于網絡,已標注作者信息,部分無法查明作者及首發來源,僅供學習研究之用,如涉版權,后臺聯系刪除。
           
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